Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Twee vragen, en ze hebben niet hetzelfde antwoord. Wie deze website exploiteert en uw overeenkomst tekent is de ene vraag; wie verwerkingsverantwoordelijke is voor de persoonsgegevens die u ons daarlangs stuurt, is de andere. Het impressum beantwoordt de eerste: AUDACT AI LIMITED (Ierland, CRO 822514) exploiteert deze site en tekent klant-, pilot- en leveranciersovereenkomsten. Deze paragraaf beantwoordt de tweede, en dat is vandaag niet dezelfde vennootschap. Dat staat er met zoveel woorden en wordt niet gladgestreken, want wie zich daarin vergist, schrijft de verkeerde toezichthouder aan.

Verwerkingsverantwoordelijke voor deze website en voor wat u ons daarlangs stuurt: Audact AI Ltd, 71-75 Shelton Street, Covent Garden, London WC2H 9JQ, Verenigd Koninkrijk (registratienummer 17059133) — “Audact”, “wij”, “ons”. Contactadres: privacy@audact.ai

Wat er verandert als de overeenkomst overgaat. AUDACT AI LIMITED (Ierland, CRO 822514, opgericht op 29 juli 2026) is de EU-werkmaatschappij en de contractspartij die in de voettekst van deze site en in het impressum staat. Een overeenkomst die met de Britse vennootschap is gesloten, gaat bij schriftelijke kennisgeving op haar over. Deze pagina beweert niet dat die overgang al is uitgevoerd, want dat is hier niet vastgesteld. Waar hij is uitgevoerd, is de Ierse vennootschap voor dat record de verwerkingsverantwoordelijke en is de Data Protection Commission de toezichthouder in plaats van de ICO. Wilt u dit vóór een handtekening geregeld hebben, vraag het dan aan privacy@audact.ai en laat het antwoord op schrift zetten.

Waar Audact geen verwerkingsverantwoordelijke is. Persoonsgegevens die door de inzet van een klant lopen — bellers, transcripten, bonnen — worden verwerkt op instructie van die klant. Daar is Audact verwerker of subverwerker en geen verwerkingsverantwoordelijke, en die verwerking valt onder de verwerkersovereenkomst die bij het ondertekende opdrachtformulier van de klant hoort; de hier gepubliceerde versie is een concept dat bij de advocaat ligt. Paragraaf 1A zet beide ketens naast elkaar.

1A. Wie is verantwoordelijke, en wie is verwerker

Er zijn twee routes om Audact af te nemen en ze zetten dezelfde partijen in verschillende rollen. Welke van de twee geldt, wordt per inzet vastgelegd in de overeenkomst die u tekent en niet op deze pagina.

Rol onder de AVG
Verwerkingsverantwoordelijke
Direct
De klant die tekent — de organisatie wier bellers aan de lijn zijn
White-label
De eindklant van het bureau
Rol onder de AVG
Verwerker
Direct
De Audact-vennootschap die op uw opdrachtformulier staat (verwerkersovereenkomst, paragraaf 1)
White-label
Het bureau. Voor wat het met de gegevens doet buiten de instructies van zijn klant om, is een bureau tegelijk zelf verantwoordelijke
Rol onder de AVG
Subverwerker
Direct
De leveranciers uit de verwerkersovereenkomst, paragraaf 3
White-label
Audact
Rol onder de AVG
Verdere subverwerkers
Direct
—
White-label
De leveranciers uit de verwerkersovereenkomst, paragraaf 3

Rollen in de verwerkingsketen, per contractroute
Rol onder de AVG	Direct	White-label
Verwerkingsverantwoordelijke	De klant die tekent — de organisatie wier bellers aan de lijn zijn	De eindklant van het bureau
Verwerker	De Audact-vennootschap die op uw opdrachtformulier staat (verwerkersovereenkomst, paragraaf 1)	Het bureau. Voor wat het met de gegevens doet buiten de instructies van zijn klant om, is een bureau tegelijk zelf verantwoordelijke
Subverwerker	De leveranciers uit de verwerkersovereenkomst, paragraaf 3	Audact
Verdere subverwerkers	—	De leveranciers uit de verwerkersovereenkomst, paragraaf 3

Drie assen worden gemakkelijk door elkaar gehaald en geen van drieën valt samen met de andere: aanbieder en gebruiksverantwoordelijke komen uit de AI-verordening, producent komt uit de productaansprakelijkheidsrichtlijn, en verwerkingsverantwoordelijke en verwerker komen uit de AVG. Een white-labelbureau kan op alle drie tegelijk een andere rol hebben.

2. Gegevens die wij verzamelen

Bureau-aanvraag. Het formulier op /for-agencies/apply heeft drie verplichte velden — naam van het bureau en uw rol, e-mailadres en de sector waarin u werkt — en acht optionele achter één knop: actieve eindklanten, huidig platform, EU-jurisdicties waarin u inzet, talen die uw agents spreken, minuten per maand, termijn tot live, wat u een eindklant per maand factureert en contractvoorkeur. Alle acht leeg laten verandert niets aan de aanvraag.

Bij elke inzending wordt daarnaast vastgelegd, of u de optionele velden nu invult of niet: het tijdstip, het IP-adres waarvandaan het verzoek kwam, en via welke link u op het formulier bent gekomen (een van twee waarden, “apply” of “pilot”). Het formulier draagt bovendien een verborgen veld dat alleen een geautomatiseerde inzending invult; die waarde wordt getoetst en nooit bewaard.

Waar een inzending heen gaat. Het record wordt weggeschreven naar een database in de regio die in paragraaf 4 staat. Dezelfde velden gaan daarnaast als melding naar ons en worden geschreven naar de applicatielog van onze hostingpartij, zodat een aanvraag niet verloren gaat als een van beide uitvalt. Die kopieën zijn geen apart register en dienen geen ander doel. Aanvragen via het enterpriseformulier komen daarnaast in een Slack-kanaal van ons terecht; Slack staat als subverwerker in de verwerkersovereenkomst.

Andere formulieren op deze site. Het enterprise-aanvraagformulier verzamelt naam, organisatie, e-mailadres en sector, plus optioneel het maandvolume, een vrij tekstbericht en vijf scopingantwoorden (handelingsklasse, huidige controle, fase, systeem, raamwerk). De wachtlijst, de sandbox-aanvraag, de WordPress-pluginmelding en de nieuwsbrief verzamelen een e-mailadres; bij het downloaden van een bron (zoals het migratiekit) wordt ook vastgelegd welke bron, en u wordt optioneel toegevoegd aan de migratielijst als u dat vakje aanvinkt. Alle leggen tijdstip en IP-adres op dezelfde manier vast.

Cookies. Uitsluitend strikt noodzakelijke cookies. Geen trackingcookies, geen advertentietrackers en geen analyticsservices van derden. Zie ons Cookiebeleid.

Platformgebruik (na lancering): Gespreksmetadata (tijdstempels, jurisdictie, beleidsbeslissingen, bewijshashes). Audio wordt standaard niet bewaard; staat opname aan, dan wordt die tot 90 dagen bewaard.

Website: Basisserverlogs (IP-adres, gebruikersagent, bezochte pagina's). Geen advertentietrackers.

3. Doel, grondslag en bewaartermijn (AVG art. 6)

Eén regel per categorie gegevens uit paragraaf 2: waarom wij ze houden, op welke grondslag en hoe lang.

Gegevens
Verplichte velden van de aanvraag: bureau en rol, e-mailadres, sector
Doel
De aanvraag beoordelen en het gesprek voorbereiden waar u om vroeg
Grondslag
Art. 6(1)(b) — handelingen op uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst
Bewaartermijn
Zolang de aanvraag loopt, en tot 12 maanden na ons laatste contact erover
Gegevens
De acht optionele velden van de aanvraag
Doel
De aanvraag kwalificeren vóór het gesprek, zodat het gesprek over uw situatie gaat en niet over het formulier
Grondslag
Art. 6(1)(f) — ons belang om een binnenkomende aanvraag te kwalificeren. U mag ze allemaal leeg laten
Bewaartermijn
Met het aanvraagrecord
Gegevens
Tijdstip en IP-adres van de inzending
Doel
Snelheidsrem (vijf inzendingen per adres per uur) en het naspeuren van een geautomatiseerde of frauduleuze inzending
Grondslag
Art. 6(1)(f) — beveiliging en beschikbaarheid van het formulier
Bewaartermijn
Met het aanvraagrecord. De teller van de snelheidsrem zelf staat een uur in het geheugen
Gegevens
Melding- en logkopieën van dezelfde velden
Doel
Zodat een aanvraag niet verloren gaat als de databaseschrijving en de melding uiteenlopen
Grondslag
Art. 6(1)(b) en 6(1)(f), net als bij de velden zelf
Bewaartermijn
30 dagen
Gegevens
Velden van de enterprise-aanvraag
Doel
Een pilot afbakenen en de vraag beantwoorden die u stelde
Grondslag
Art. 6(1)(b) — handelingen op uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst
Bewaartermijn
Als het aanvraagrecord hierboven
Gegevens
E-mailadres voor de wachtlijst, de sandbox, de pluginmelding en de nieuwsbrief
Doel
U berichten zodra bestaat waar u naar vroeg
Grondslag
Art. 6(1)(a) — toestemming, gegeven door dat formulier voor dat doel te verzenden
Bewaartermijn
Tot u ons vraagt u te verwijderen, of 12 maanden na aanmelding, afhankelijk van wat eerder valt
Gegevens
E-mailadres voor een bronverzoek (het migratiekit) en, alleen als u het vakje aanvinkt, de migratielijst
Doel
U de bron sturen zodra die klaar is; en, alleen als u het vakje aanvinkt, de migratielijst sturen
Grondslag
Art. 6(1)(b) voor het sturen van de bron; art. 6(1)(a) — toestemming, gegeven door het vakje aan te vinken — voor de lijst
Bewaartermijn
Tot u ons vraagt u te verwijderen, of 12 maanden na aanmelding, afhankelijk van wat eerder valt
Gegevens
Platform-dienstgegevens (na lancering)
Doel
Het leveren van de compliancediensten onder het klantcontract
Grondslag
Art. 6(1)(b) — uitvoering van een overeenkomst
Bewaartermijn
Zoals met de klant afgesproken; zie paragraaf 5
Gegevens
Serverlogs van de website
Doel
De site draaien en beveiligen
Grondslag
Art. 6(1)(f) — beveiliging en beschikbaarheid
Bewaartermijn
30 dagen

Doel, grondslag en bewaartermijn per categorie gegevens
Gegevens	Doel	Grondslag	Bewaartermijn
Verplichte velden van de aanvraag: bureau en rol, e-mailadres, sector	De aanvraag beoordelen en het gesprek voorbereiden waar u om vroeg	Art. 6(1)(b) — handelingen op uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst	Zolang de aanvraag loopt, en tot 12 maanden na ons laatste contact erover
De acht optionele velden van de aanvraag	De aanvraag kwalificeren vóór het gesprek, zodat het gesprek over uw situatie gaat en niet over het formulier	Art. 6(1)(f) — ons belang om een binnenkomende aanvraag te kwalificeren. U mag ze allemaal leeg laten	Met het aanvraagrecord
Tijdstip en IP-adres van de inzending	Snelheidsrem (vijf inzendingen per adres per uur) en het naspeuren van een geautomatiseerde of frauduleuze inzending	Art. 6(1)(f) — beveiliging en beschikbaarheid van het formulier	Met het aanvraagrecord. De teller van de snelheidsrem zelf staat een uur in het geheugen
Melding- en logkopieën van dezelfde velden	Zodat een aanvraag niet verloren gaat als de databaseschrijving en de melding uiteenlopen	Art. 6(1)(b) en 6(1)(f), net als bij de velden zelf	30 dagen
Velden van de enterprise-aanvraag	Een pilot afbakenen en de vraag beantwoorden die u stelde	Art. 6(1)(b) — handelingen op uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst	Als het aanvraagrecord hierboven
E-mailadres voor de wachtlijst, de sandbox, de pluginmelding en de nieuwsbrief	U berichten zodra bestaat waar u naar vroeg	Art. 6(1)(a) — toestemming, gegeven door dat formulier voor dat doel te verzenden	Tot u ons vraagt u te verwijderen, of 12 maanden na aanmelding, afhankelijk van wat eerder valt
E-mailadres voor een bronverzoek (het migratiekit) en, alleen als u het vakje aanvinkt, de migratielijst	U de bron sturen zodra die klaar is; en, alleen als u het vakje aanvinkt, de migratielijst sturen	Art. 6(1)(b) voor het sturen van de bron; art. 6(1)(a) — toestemming, gegeven door het vakje aan te vinken — voor de lijst	Tot u ons vraagt u te verwijderen, of 12 maanden na aanmelding, afhankelijk van wat eerder valt
Platform-dienstgegevens (na lancering)	Het leveren van de compliancediensten onder het klantcontract	Art. 6(1)(b) — uitvoering van een overeenkomst	Zoals met de klant afgesproken; zie paragraaf 5
Serverlogs van de website	De site draaien en beveiligen	Art. 6(1)(f) — beveiliging en beschikbaarheid	30 dagen

Een verzoek onder paragraaf 6 raakt het record in al deze systemen.

4. Gegevensopslag & Residentie

Primaire applicatiehosting: Frankfurt. AWS eu-central-1; een back-upregio in AWS eu-west-1 (Ierland) wordt ingericht. Beide liggen in de EER. Een aantal van de subverwerkers in de verwerkersovereenkomst is Amerikaans; voor zover zij persoonsgegevens verwerken, loopt de doorgifte via de standaardcontractbepalingen onder hoofdstuk V AVG.

5. Gegevensbewaring

Aanvraagrecords (bureau en enterprise): zolang de aanvraag loopt, en tot 12 maanden na ons laatste contact erover. Wordt het een contract, dan gaat het record op in het klantdossier en volgt het dat contract.

Adressen uit de wachtlijst, de sandbox, de pluginmelding en de nieuwsbrief: tot u ons vraagt u te verwijderen, of 12 maanden na aanmelding, afhankelijk van wat eerder valt.

Applicatie- en serverlogs: 30 dagen.

Alles wat door een inzet loopt — gespreksaudio, transcript, vrijgegeven uitvoer, bonmetadata — is klantgegeven, en daar is Audact verwerker en geen verwerkingsverantwoordelijke. Die termijnen staan per object in de verwerkersovereenkomst, paragraaf 2A, samen met wie ze vaststelt en waarvoor er bewaard wordt.

Uit de AI-verordening volgt geen bewaartermijn. Artikel 50 is een transparantieplicht en kent geen bewaartermijn, en de richtsnoeren van de Commissie C(2026)5054 stellen onder punt (73) vast dat een volledige provenance-keten niet verplicht is. Waar een termijn wél geldt, volgt die uit het contract of uit een regel die voor de sector van de klant geldt — nooit uit artikel 50.

6. Uw rechten (AVG Art. 15-22)

U heeft het recht op: toegang tot uw gegevens, rectificatie van onnauwkeurigheden, verzoek tot verwijdering (recht op vergeten), beperking van verwerking, dataportabiliteit en bezwaar tegen verwerking. Oefent u deze rechten uit via privacy@audact.ai. Wij reageren binnen 30 dagen (bij complexe verzoeken met voorafgaande melding verlengbaar met maximaal 60 dagen).

AVG-wissing: Audact gebruikt crypto-shredding (volgt binnenkort): de sleutel van de inhoud wordt vernietigd, de volgorde blijft toetsbaar, de inhoud is weg.

7. Sub-verwerkers

Wij gebruiken sub-verwerkers om onze diensten te leveren. De subverwerkerstabel in het Trust Center is het gezaghebbende, actuele register.

8. Contact & Klachten

Contact voor privacyvragen: dpo@audact.ai. Audact publiceert geen aanwijzing van een functionaris voor gegevensbescherming onder artikel 37; lees dit adres dus als het contactadres voor privacyvragen en niet als een aangewezen functionaris.

Toezichthoudende autoriteit: Information Commissioner's Office (ICO), Verenigd Koninkrijk. AUDACT AI LIMITED (Ierland, CRO 822514, opgericht 29 juli 2026): Data Protection Commission (DPC), Ierland.

Versiegeschiedenis

Laatst gewijzigd op 27 augustus 2026. Eerdere versies van dit document zijn op verzoek beschikbaar.

Verwante documenten